Verminder uw belastingdruk: wat u moet weten over zakelijke uitgaven als zelfstandige

Verlaging van de belastingdruk – Het idee is verleidelijk: geld uitgeven en tegelijkertijd belasting besparen. De wetgever maakt het solo zelfstandigen echter niet zo gemakkelijk. Hoewel u als eigen baas een aantal belastingvrijheden geniet die een werknemer in loondienst bijvoorbeeld niet heeft, kunt u niet al uw kosten als beroepskosten voor belastingdoeleinden declareren. Er zijn bindende regels waarvan u niet alleen op de hoogte moet zijn, maar waaraan u zich ook moet houden als u uw uitgaven wilt aftrekken. Anders loopt u het risico dat de belastingdienst ze inschat of weigert te erkennen – in beide gevallen in uw nadeel. In het volgende artikel wordt uitgelegd wat u moet weten over de verschillende soorten zakelijke uitgaven.

Wat zijn bedrijfskosten precies?

In artikel 4 van de wet op de inkomstenbelasting wordt duidelijk omschreven wat onder bedrijfskosten wordt verstaan: dit zijn alle kosten die noodzakelijk zijn om uw bedrijf operationeel te maken en te houden. Met andere woorden, alle aankopen en uitgaven die het gevolg zijn van uw ondernemersactiviteiten en zonder welke u uw bedrijf niet zou kunnen runnen. U kunt deze noodzakelijke uitgaven opvoeren in uw belastingaangifte; zij verminderen uw winst en dus ook uw belastingdruk. De belastingwetgeving aanvaardt echter niet alle zakelijke uitgaven in gelijke mate, onmiddellijk of zelfs volledig.

Welke soorten zakelijke uitgaven worden onderscheiden?

De wetgever heeft alle denkbare zakelijke uitgaven ingedeeld in vier verschillende categorieën, die bindend zijn en beslissen over de respectieve status van belastingvermindering. Deze zijn als volgt:

Verwachte exploitatiekosten

De belangrijkste regel voor alle zelfstandige solisten: verzamel zorgvuldig alle bonnetjes – en begin daar al mee voordat je met je bedrijf begint. Alle kosten die in de voorbereidingsfase worden gemaakt, d.w.z. voordat u officieel bent geregistreerd, kunnen later worden gedeclareerd als verwachte bedrijfskosten. Daartoe behoren bij voorbeeld reis- en financieringskosten, uitgaven voor seminars en dergelijke.

Onmiddellijk aftrekbare bedrijfskosten

Deze lade bevat alle rekeningen die u moet betalen om uw bedrijf te runnen. Klassiek zijn dat onder andere:

• Kosten van de kamer (huur, elektriciteit, water en verwarming, schoonmaak en onderhoud),
• Telefoon, fax, internetverbinding,
• Kantoorbenodigdheden (papier, briefpapier, pennen) en kantoorapparatuur (printer, kopieerapparaat, scanner),
• Verzekerings- en autokosten, kosten voor reizen met het openbaar vervoer,
• Opleidingskosten,
• Bankkosten.

De aanschaf van een bedrijfsmiddel, zoals een bedrijfswagen, is een onmiddellijk aftrekbare bedrijfskost, maar de kosten worden gespreid over de verwachte gebruiksduur. Hier is de zogenaamde afschrijving wegens slijtage (Afa) van toepassing.

Beperkt aftrekbare zakelijke uitgaven

Niet alle kosten die u in beginsel maar niet uitsluitend in verband met uw onderneming maakt, worden door de wetgever als belastingverminderend erkend. Dit geldt vooral wanneer er geen duidelijke scheidslijn is tussen privé-leven en bedrijf. Zo maken bij een onderzoek in de eigen woonruimte vaak kleine details het verschil. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de kosten van maaltijden tijdens het reizen (extra kosten) of de uitgaven voor koffie en koekjes die u uw zakenpartner aanbiedt.

Niet-aftrekbare bedrijfskosten

Alles onder deze rubriek vermindert uw belastingbetaling niet. De catalogus is lang, hier zijn de belangrijkste punten:

• Geschenken boven 35 euro (als er 35,01 euro op de factuur staat, is het hele bedrag ongeldig!),
• Reiskosten tussen huis en bedrijf,
• 70 procent van de representatiekosten “om zakelijke redenen” wordt aanvaard, de overige 30 procent niet,
• Sancties en waarschuwingen, aanmaningskosten of rente wegens ontduiking.

Hoe kan ik mijn bedrijfskosten aftrekken van de belasting?

U geeft uw zakelijke uitgaven gewoon op in uw belastingaangifte. Zij verminderen uw winst en dus uw belastingverplichting. Maar opgelet: opdat de fiscus uw kosten zou erkennen, moet u ze nauwgezet documenteren. U moet dus altijd en consequent alle kwitanties bewaren en regelmatig sorteren. Als u een factuur of kwitantie verliest, kunnen de belastingambtenaren de post schatten of helemaal annuleren – beide zijn meestal slecht voor u.

Indien u opzettelijk of zelfs per ongeluk privé-uitgaven als beroepskosten declareert, riskeert u niet alleen een “forse” dwangsom bij een belastingcontrole, maar kunt u er ook zeker van zijn dat de belastingambtenaren uw belastingaangifte voortaan bijzonder kritisch zullen bekijken.

Wie kan beroep doen op een forfaitair bedrag voor beroepskosten?

Sommige zelfstandigen hebben bij wet recht op een forfaitaire vergoeding van hun beroepskosten. Deze omvatten:

• Kinderoppas (vast tarief 300 euro per maand),
• Zelfstandige verloskundigen (25 procent, maximaal 1.535 euro per jaar),
• Freelance journalisten en schrijvers (30 procent, maximaal 2.455 euro per jaar).

De beoefenaars van deze beroepen kunnen uiteraard nog steeds kiezen voor de gespecificeerde aftrek van hun beroepskosten indien dit voor hen gunstiger blijkt te zijn.

Conclusie: Hoe kunt u uw belastingdruk verlagen?

Alle kosten en uitgaven die u direct of indirect in verband met uw bedrijf maakt, maken deel uit van uw bedrijfskosten. U moet alle bonnetjes en facturen zorgvuldig bewaren en regelmatig sorteren, zodat u deze uitgaven correct in uw belastingaangifte kunt opvoeren. Daar zullen zij uw winst drukken en dus uw belastingverplichting verminderen. Met slimme boekhoudsoftware wordt dit allemaal een stukje eenvoudiger. U kunt zelfs de kleinste bedragen declareren, want ook de spreekwoordelijke kleine dingen leveren belasting op. Vergeet alleen niet om privé- en zakelijke uitgaven altijd consequent te scheiden – de belastingdienst reageert zeer gevoelig op dergelijke “onnauwkeurigheden”.